Az e-mail az üzleti gyakorlatban teljesen kiszorította a telexet 1, a telefax és a távirat helyét szinte teljesen átvette.
Az e-mail a levéllel és a távirattal ellentétben szinte azonnali üzenetküldést tesz lehetővé, külön személyzet igénybevétele nélkül. A csatolmányok segítségével nem csak szöveget, hanem képet, tetszőleges dokumentumot, filmrészletet is küldhetünk, ami a hagyományos üzenetküldési technikák esetén nehézkes (bár az adathordozó postázható).
A rengeteg előny miatt a használata gyorsan elterjedt, azonban a hátrányai sem hagyhatóak figyelmen kívül.
Az e-mail nem bizalmas
Az elküldött e-mailt többen olvashatják:
- A kimenő szerver (SMTP) üzemeltetői
- A fogadó szerver (IMAP vagy POP3) üzemeltetői
- Ha a levél kézbesítése közben több szerveren ment keresztül, valamennyi érintett szerver üzemeltetői
Az e-mail szolgáltatókat törvény kötelezi, hogy bizonyos esetekben az e-mailjeinket a hatóságok rendelkezésére bocsájtsa. Ez akkor is okozhat kellemetlenséget, ha teljes mértékben törvénytisztelőek vagyunk, hiszen egy kommunikációból kiragadott részlet komoly félreértést okozhat. 2 3. A fentiek alapján adatvédelmi szempontból az e-mail a postai levelezőlapnak felel meg.
Az e-mail nem hiteles
Az e-mail továbbítására szolgáló protokollok semmilyen eszközt sem tartalmaznak annak ellenőrzésére, hogy a megkapott e-mail tartalma megegyezik-e az elküldéskori tartalommal, illetve az e-mailt valóban az küldte, aki a feladó mezőben szerepel. A feladó hamisítása egyes titkosítási eljárások esetén is előfordulhat.
PGP
Természetesen az összes fenti problémára van megoldás. A nagy vihart kavart PGP technológia lehetővé teszi az e-mailek titkosítását, ami biztosítja, hogy idegenek ne olvashassák el, illetve hitelesítési szolgáltatásával ellenőrizhető, hogy az e-mail tartalma és feladója megfelel az elvártnak.
A PGP-nek léteznek nyílt (GnuPG) és zárt forráskódú megvalósításai is. A zárt forráskódú fizetős verziók általában könnyebben kezelhetőek, valamint jár hozzájuk támogatás, azonban időnként egy-egy termékről kiderül, hogy megvalósítási hiba, vagy hátsó kapu van benne, míg a nyílt forráskódú verziókat akár egy megbízható programozóval magunk is ellenőriztethetjük.
Mivel a titkosított üzenettovábbításokhoz még nincs kiépített egységes infrastruktúra, a partnerekkel meg kell állapodni a használni kívánt módszerekről.