A körlevél egy nagyszerű eszköz, ha ugyanazt (vagy nagyon hasonló) információt több ügyfelünkhöz szeretnénk eljuttatni. A nevének megfelelően akár papír, akár e-mail alapú adatcserére alkalmas.
Ezt a lehetőséget a Microsoft Office és a Libre/Open Office is tartalmazza.
Ha sok emberhez szeretnénk ugyanazt a tartalmat eljuttatni, akkor használhatjuk a következő (nem túl barátságos) formát:
Kedves Címzett
Megbeszélésünk alapján szeretettel várjuk a megbeszélt helyen és időben
Gipsz Jakab
A továbbiakban is maradjunk ennél az egyszerű egymondatos levélnél, amely a feltételezésünk szerint a Cég összes ügyfelének és beszállítójának kiküldésre kerül. A másik lehetőség, hogy az alábbi formában küldjük a levelet:
Kedves Kovács Béla Úr
Megbeszélésünk alapján szeretettel várjuk a Citedella tetőteraszán Kedden délután 6 órakkor
Gipsz Jakab
Azt hiszem, a második formát valamennyien szívesebben olvasnánk. Arra, hogy egy sok emberhez eljutó levél így nézzen ki, alapvetően három lehetőség van:
- Elegendő energiabefektetéssel mindenkinek megírjuk az üzenetet
- Egy külső céget megbízunk a feladattal
- Az Office programcsomagok körlevél lehetőségét használjuk.
Egy közepes, 500 ügyféllel rendelkező cég esetén beláthatjuk, hogy az első megoldás több napra leköti az adminisztratív személyzetet, a második lehetőség, pedig titokvédelmi, adatvédelmi, adatkezelési kérdéseket vet fel.
Egy kis személyes visszaemlékezés
Egy kedves ügyfelünk titkárnője egy ügyvédi irodánál folytatta a karrierjét. Az volt a feladata, hogy kolléganőivel sablonleveleken cserélgették a személyes részeket (kézzel). Mivel korábban már megtanítottuk neki a körlevél használatát, munkaidőn kívül egy óra alatt (darabdíjban) több levelet készített el, mint az egész iroda…
Egy pár hónap után az Ügyvédi iroda átállt a körlevél használatára…
Mikor praktikus a körlevél használata?
- Amikor „sok” címzetthez kell hasonló információt eljuttatni
- A változó adatok táblázatba foglalhatóak
Máris felmerül a kérdés, hogy mennyi a sok címzett. Szerintem 5-10 már lehet ok körlevélre.
Természetesen nem csak üzleti levelezésre alkalmas, hanem minden olyan esetben, amikor sok hasonló adattartalommal rendelkező dokumentumot szeretnénk előállítani.
Éppen most csinálunk egy kutyamenhelynek táblákat a következő formában:
Név: Bodri Nem: Szuka Kor (Becsült):3 év Macskákkal kijön?:Igen Más kutyákkal kijön?: Nem Simogatható?: Nem A kennelből kihozható?: Nem
Ez is egy tipikus körlevéllel megoldható feladat.