Körlevél készítése 1.

A körlevél egy nagyszerű eszköz, ha ugyan azt (vagy nagyon hasonló) információt több ügyfelünkhöz szeretnénk eljuttatni. A nevének megfelelően akár papír, akár e-mail alapú adatcserére alkalmas.

Ha sok emberhez szeretnénk ugyan azt a tartalmat eljuttatni, akkor használhatjuk a következő (nem túl barátságos) formát:

                    Kedves Címzett

Megbeszélésünk alapján szeretettel várjuk a megbeszélt helyen és időben

                           Gipsz Jakab

A továbbiakban is maradjunk ennél az egyszerű egymondatos levélnél, amely a feltételezésünk szerint a Cég összes ügyfelének és beszállítójának kimegyA másik lehetőség, hogy az alábbi formában küldjük a levelet:

                  Kedves Kovács Béla Úr

Megbeszélésünk alapján szeretettel várjuk a Citedella tetőteraszán Kedden délután 6 órakkor

                           Gipsz Jakab

Azt hiszem a második formát valamennyien szívesebben olvasnánk. Az, hogy egy sok emberhez eljutó levél így nézzen ki alapvetően három lehetőség van:

  • Elegendő energiabefektetéssel mindenkinek megírjuk az üzenetet
  • Egy külső céget megbízunk a feladattal
  • Az Office programcsomagok körlevél lehetőségét használjuk.

Egy közepes 500 ügyféllel rendelkező cég esetén beláthatjuk, hogy az első megoldás több napra leköti az adminisztratív személyzetet, a második lehetőség, pedig titokvédelmi, adatvédelmi, adatkezelési kérdéseket vet fel.

Egy kis személyes visszaemlékezés

Egy kedves ügyfelünk titkárnője egy ügyvédi irodánál folytatta a karrierjét. Az volt a feladata, hogy kolléganőivel sablonleveleken cserélgették a személyes részeket (kézzel). Mivel korábban már megtanítottuk neki a körlevél használatát munkaidőn kívül egy óra alatt (darabdíjban) több levelet készített el, mint az egész iroda…
Egy pár hónap után az Ügyvédi iroda átállt a körlevél használatára…

Mikor praktikus a körlevél használata?

  • Amikor „sok” címzetthez kell hasonló információt eljuttatni
  • A változó adatok táblázatba foglalhatóak

Máris felmerül a kérdés, hogy mennyi a sok címzett. Szerintem 5-10 már lehet ok körlevélre.

Természetesen nem csak üzleti levelezésre alkalmas, hanem minden olyan esetben amikor sok hasonló adattartalommal rendelkező dokumentumot szeretnénk előállítani.
Éppen most csinálunk egy kutyamenhelynek táblákat a következő formában:

Név: Bodri         Nem: Szuka            Kor (Becsült):3 év
Macskákkal kijön?:Igen  Más kutyákkal kijön?: Nem
Simogatható?: Nem       A kennelből kihozható?: Nem

Ez is egy tipikus körlevéllel megoldható feladat.